Docusign IAMで契約準備（Agreement Preparation）を効率化・自動化

ビジネスにおいて、契約や合意文書は業務遂行、収益確保、コンプライアンス遵守に不可欠です。しかし、多くの企業にとって、これらの文書作成は時間と手間がかかり、複雑になりがちです。 自社のプロセスを見直すと、非効率さや潜在的なリスクに驚くこともあるでしょう。例えば、標準化されていないテンプレートの使用、手動でのデータ入力、連携されていないシステム間での契約書管理などは、以下のような問題を引き起こし、コスト増につながります。

• 標準化されたテンプレートがないため、文書を毎回作成し、時間を浪費する。

• 契約内容を手動で入力するため、エラーや矛盾が生じ、トラブルの原因となる。

• 古い規約や条項の欠落、誤ったフォーマットにより、コンプライアンス違反のリスクがある。

• バージョン管理が徹底されず、更新作業が非効率である。

• 非同期プラットフォームへの依存による連携の課題や重複作業が発生する。

しかし、最新の契約書作成技術を活用することで、これらの課題は容易に解決できます。実際、デロイトの2024年調査によると、高度な契約作成機能を備えた組織は、契約書をゼロから作成する組織と比較して、財務目標の達成率が55%も高いという結果が出ています。

このような背景から、ドキュサインはインテリジェント契約管理システム（IAM）プラットフォーム内に、契約準備機能を新たに追加しました。この新機能により、契約・合意文書の作成初期段階からデータ精度を確保できます。また、テンプレート作成の簡素化と精度向上により、手作業による文書編集を減らし、より迅速な契約書作成を実現します。

ここからは、この新機能がビジネスにおける契約業務をどのように効率化するのかを具体的にご説明します。

契約準備 (Agreement Preparation) とは

Docusign IAMの契約準備機能 (Agreement Preparation) は、契約・合意文書作成の基盤をよりシンプルにします。カスタマイズ可能なテンプレート、文書の自動作成、一元管理システムによる強化されたコンプライアンス対応により、契約プロセス全体を包括的にサポートします。詳しく見ていきましょう。

直感的な操作でテンプレート作成

作成する契約の種類に基づいて、AIが推奨するデータフィールドを自動生成します。これにより、ゼロから、または既存のテンプレートから、簡単かつ直感的な操作で契約書を作成できます。変更が必要な場合でも、テンプレートの更新は容易です。一元的なストレージを備えた、コード不要で使いやすいインターフェースが提供され、簡単に検索・更新できます。テンプレートへの変更は、そのテンプレートから作成されたすべての文書に即座に適用されるため、手動で繰り返し編集することなく一貫性を維持できます。

ワークフローとデータの連携

契約書の作成時点からデータを追加することで、データ、テンプレート、契約書はエラーのない状態に保たれ、契約ライフサイクル全体を通して同期されます。手作業での更新やバージョン管理の手間がなくなり、古い契約書が残る心配もありません。

さらに、Salesforce、HubSpot、Workdayなどの接続されたプラットフォームからのリアルタイムなデータ更新により、契約書には常に最新の情報が反映されます。組み込まれた表示ルールにより、契約の種類に応じて最適なコンテンツとデータが適切なシステムから自動的に取り込まれます。

コンプライアンスの強化

事前に承認された法的な文言と組み込みのビジネスルールを活用することで、リスクを最小限に抑えながら一貫性を確保できます。契約準備機能では、テンプレートの標準化やデータの自動入力により、すべての文書が組織のブランド規範、法務・コンプライアンス基準に確実に準拠するようサポートします。

Docusign Agreement Preparation の強み

多くの文書作成ソリューションは汎用的な用途を想定して設計されていますが、Docusign Agreement Preparationは契約・合意文書の作成に特化しています。契約特有のメタデータ、ワークフローの仕組み、コンプライアンスニーズを考慮した専用機能を備えており、特定のツールに依存しない柔軟で簡単な文書作成が可能です。テンプレートが変更された場合でも、会社のコンプライアンス基準に沿った契約書を自動的に維持できるため、安心して利用できます。

また、AIを活用することで、契約・合意文書の作成プロセスにおけるリスクの低い繰り返し作業を自動化します。例えば、作成する契約・合意文書の種類をAIが検出し、関連するフィールドを提案・配置することも可能です。さらに、Salesforce、Workday、SAPなどの統合プラットフォームからデータを自動取得できるため、契約書には常に最新の情報が反映されます。

Docusign Agreement Preparationは、人事、法務、調達などの部門間でスムーズに連携し、シームレスな契約管理を実現します。ビジネス契約から内定通知書、RFPまで、あらゆる契約プロセスを統一・合理化することで、組織全体にメリットをもたらします。

Docusign Agreement Preparation で信頼性の高い契約・合意文書をゼロから作成

契約準備は、ビジネスのあらゆる段階において重要なプロセスです。だからこそ、Docusign Agreement Preparation は、直感的で効率的、かつ安全な契約作成・管理プロセスを提供します。これにより、チームの生産性が向上するだけでなく、システムからの最新データを反映したプロフェッショナルな文書をミスなく作成できるようになり、社内基準や規制要件への準拠も強化できます。

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