One Stop Shop: Alles, was Unternehmen über das OSS-Verfahren wissen müssen

Der One-Stop-Shop-Ansatz beschreibt das strategische Ziel, Steuerprozesse zu bündeln – insbesondere bei Waren an Privatpersonen, die über Plattformen oder Online-Marktplätze abgewickelt werden. Im Zuge des digitalen Binnenmarkts hat sich das Mehrwertsteuer-Digitalpaket der EU als Meilenstein im grenzüberschreitenden Online-Handel erwiesen. Das One Stop Shop-Verfahren (OSS) bildet einen zentralen Bestandteil, um Unternehmen die Abwicklung der Umsatzsteuer in der Europäischen Union zu erleichtern. Doch was genau verbirgt sich hinter dem One-Stop-Shop-Prinzip, wie funktioniert das OSS-Verfahren in der Praxis – und für wen lohnt sich die Teilnahme am OSS?

Was ist das One-Stop-Shop-Verfahren oder Prinzip oder Ansatz?

Das OSS-Verfahren, eingeführt zum 1. Juli 2021 im Rahmen des Mehrwertsteuer-Digitalpakets, ist eine elektronische Meldemöglichkeit zur zentralen Erfassung von Umsätzen, die bei grenzüberschreitendem Handel innerhalb der EU-Mitgliedstaaten anfallen. Es richtet sich an Unternehmer, die Waren an Privatpersonen verkaufen oder Dienstleistungen an Endkunden in anderen EU-Staaten erbringen.

Wichtig: Die Teilnahme am OSS wird relevant, sobald ein Unternehmen die EU-weite Umsatzschwelle von 10.000 Euro jährlich für innergemeinschaftliche Fernverkäufe von Gegenständen überschreitet. Ab diesem Zeitpunkt muss die Umsatzsteuer im Bestimmungsland abgeführt werden.

Zuvor galt für viele kleine Unternehmen die sogenannte Mini-One-Stop-Shop-Regelung (MOSS), die sich nur auf digitale Dienstleistungen bezog. Der neue OSS weitet diesen Anwendungsbereich deutlich aus.

Anstelle einer Registrierung in jedem einzelnen EU-Land, in dem Umsätze erzielt werden, können sich Unternehmen für One Stop Shop registrieren. Damit können nun die gesamten innergemeinschaftlichen Fernverkäufe von Gegenständen über eine Steuererklärung im BZSt-Online-Portal (Bundeszentralamt für Steuern) gemeldet werden.

Was ist im Vergleich dazu das Import-One-Stop-Shop (IOSS)?

Der Import-One-Stop-Shop erweitert seit dem 1. Juli 2021 die digitale Mehrwertsteuerabwicklung auf Warensendungen aus Nicht-EU-Ländern. Unternehmen profitieren von einer vereinfachten Abwicklung bei Sendungen mit einem Warenwert bis 150 Euro.

Mit IOSS können Sie die Einfuhrumsatzsteuer zentral über eine elektronische Schnittstelle melden und abführen. Das System gilt ausschließlich für B2C-Verkäufe und macht zusätzliche Zollabfertigungen überflüssig.

Die IOSS-Registrierung erfolgt einmalig über das BZStOnline-Portal. Anschließend reichen Sie monatliche Meldungen ein - im Gegensatz zum quartalsweisen Rhythmus beim OSS-Verfahren. Ihre IOSS-Nummer nutzen Sie dann bei jeder Einfuhrabwicklung.

Praxisbeispiel: Online-Händler mit Lager in mehreren Ländern

Ein mittelständisches Unternehmen mit Sitz in Bayern verkauft Fitnessgeräte über einen eigenen One-stop-Onlineshop an Privatkundinnen und -kunden in der gesamten EU. Es nutzt z. B. ein Warenlager in Tschechien zur Optimierung der Lieferzeiten in Osteuropa.

Vor OSS:

Der Händler musste sich in Tschechien, Frankreich und Italien jeweils steuerlich registrieren lassen, da er die dortige Lieferschwelle überschritten hatte. Die Steuererklärungen waren sprachlich, formal und systemisch unterschiedlich, wodurch ein enormer Mehraufwand entstand.

Nach der Teilnahme am OSS:

Seit der Einführung des Verfahrens nutzt das Unternehmen die zentrale elektronische Schnittstelle im BZSt-Online-Portal, um alle Angaben zu den grenzüberschreitenden Umsätzen in einer besonderen Steuererklärung zu erfassen. Die Zahlung erfolgt über die Bundeskasse Trier, die Verteilung der Steuerbeträge an die entsprechenden EU-Mitgliedstaaten übernimmt das Bundeszentralamt für Steuern. Die Prozesskosten konnten deutlich reduziert werden, die Fehlerquote in der Buchhaltung ist gesunken.

Was ist Besteuerungsverfahren nach One Stop Shop?

Das Besteuerungsverfahren mit One-Stop-Shop basiert auf dem Ort der Leistung. Demnach ist die Umsatzsteuer im Land des Verbrauchs abzuführen – also dort, wo die Beendigung der Beförderung oder Versendung an den Erwerber erfolgt. Hier greift das OSS, indem es die elektronische Schnittstelle zur zentralen Meldung bereitstellt.

Dabei ist es essenziell, dass Unternehmen eine gültige Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (USt-IdNr.) besitzen. Abgegebene Erklärungen müssen spätestens bis zum 30. Juni bzw. Januar des Folgejahres erfolgen.

Voraussetzungen und Regelungen

Um von den Vorteilen des OSS-Prinzips zu profitieren, gelten für Unternehmen die folgenden Bestimmungen:

• Registrierung im BZStOnline-Portal Die Teilnahme am OSS-Verfahren setzt voraus, dass sich das Unternehmen im elektronischen Portal des Bundeszentralamts für Steuern (BZSt) registriert. Nur über dieses Portal können die Meldungen über die im EU-Ausland erzielten Umsätze eingereicht werden.

• Gültige Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (USt-IdNr.) Für die korrekte steuerliche Zuordnung muss eine gültige USt-IdNr. vorliegen. Sie kann beim zuständigen Finanzamt beantragt werden.

• Leistungen im Anwendungsbereich der Sonderregelung Das OSS-Verfahren gilt nur für bestimmte grenzüberschreitende Leistungen, z. B. Warenlieferungen an Privatpersonen oder digitale Dienstleistungen in andere EU-Länder. Sobald die kumulierte Umsatzschwelle überschritten ist, wird die Regelung in Anspruch genommen.

• Vollständige und fristgerechte Shop-Meldung Die besonderen Steuererklärungen müssen quartalsweise, vollständig und pünktlich eingereicht werden – inklusive Umsatzhöhe, Empfängerstaat und geltendem Steuersatz.

• In der Gemeinschaft ansässiges steuerpflichtiges Unternehmen Das OSS kann nur von Unternehmen genutzt werden, die in einem EU-Mitgliedstaat ansässig sind – also von einem in der Gemeinschaft ansässigen steuerpflichtigen Unternehmen. Für Drittstaatenunternehmen existiert das Vorsteuer-Vergütungsverfahren oder alternativ das Import-One-Stop-Shop (IOSS).

• Inland über eine Einrichtung Auch Lieferungen, die im Inland über eine Einrichtung wie ein externes Logistikzentrum abgewickelt werden, können über OSS gemeldet werden, sofern sie unter die OSS-Kriterien fallen.

• B2B-Verkäufe B2B-Verkäufe (also Lieferungen an andere Unternehmer mit USt-IdNr.) sind vom OSS ausgeschlossen – hier gelten weiterhin innergemeinschaftliche Erwerbsregelungen.

• Zentrale Stelle Die im OSS gemeldeten Steuerbeträge werden über die Bundeskasse Trier an die jeweils zuständigen zentrale Stelle des betreffenden EU-Staats weitergeleitet.

Gründe für die Teilnahme am OSS

Für viele Unternehmen ist die Teilnahme am OSS ein klarer Schritt in Richtung Digitalisierung, Effizienz und Steuertransparenz. Vor allem KMU, die europaweit aktiv sind, können sich so auf ihr Kerngeschäft konzentrieren, ohne sich in jedes nationale Steuerrecht einarbeiten zu müssen. Auch das Risiko von Fehlern bei der Anwendung des geltenden Steuersatzes in verschiedenen Ländern sinkt deutlich.

Wie läuft eine (An-)Meldung bzw. Registrierung zum (M)OSS in der EU ab?

Die Registrierung zum OSS-Verfahren erfolgt wie gesagt ausschließlich digital über das BZStOnline-Portal. Nutzen Sie dafür Ihr ELSTER-Zertifikat oder beantragen Sie ein neues über das ElsterOnline-Portal.

Der Anmeldeprozess gliedert sich in mehrere Schritte:

• Zugang zum BZStOnline-Portal mit gültiger Authentifizierung

• Auswahl des Formulars "Registrierungsanzeige für die Teilnahme an der OSS EU-Regelung"

• Eingabe der erforderlichen Unternehmensdaten und USt-IdNr.

• Bestätigung der Teilnahmevoraussetzungen

Nach erfolgreicher Registrierung erhalten Sie eine elektronische Bestätigung vom BZSt. Die Teilnahme am OSS-Verfahren beginnt grundsätzlich zum ersten Tag des auf die Anmeldung folgenden Quartals. Planen Sie die Registrierung entsprechend, um den gewünschten Startzeitpunkt zu erreichen.

Fazit: Mit OSS zum effizienten (Umsatz-)Steuer-Management in der EU

Das OSS-Verfahren ist eine moderne, zentrale Lösung, um grenzüberschreitende Leistungen steuerlich korrekt und effizient abzuwickeln. Gerade im digitalen Handel ist das Verfahren ein echter Fortschritt. Es reduziert den Aufwand für die Steuerverwaltung, stärkt den Binnenmarkt und bietet insbesondere für Onlinehändler mit europaweiten Aktivitäten einen echten Mehrwert.

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